Das Projektmanagement in Agenturen liegt meist entweder in den Händen eines Kundenberaters oder eines Produktionsverantwortlichen, häufig aber auch bei einem Teamleiter.
Projektmanagement durch Kundenberater in Agenturen
Der Kundenberater ist zumeist ein Marketing-Experte, der den Kunden und dessen Ansprüche genau kennt und deshalb die logische Schnittstelle zum Auftraggeber darstellt. Da besonders im Kommunikationsbereich vieles davon abhängt, wie gut einzelne Personen zusammenarbeiten, ist es sinnvoll, einen Kundenberater mit gutem Draht zu seinem Counterpart auf Kundenseite als Schnittstelle einzusetzen. Allerdings erfordert diese Art des Projektmanagements auch ein großes Verständnis des Kundenberaters für die Arbeit der eigenen Redaktion beziehungsweise Grafik-Abteilung oder Webdesigner und Programmierer. Denn er muss zum einen die Wünsche des Kunden so für die interne Produktion übersetzen, dass diese damit arbeiten kann – und zum anderen die Belange der Produzenten dem Kunden nahebringen.
Diese Ambivalenz stellt viele Projektmanager durchaus vor Probleme – besonders, wenn es darum geht, dass bestimmte Kundenwünsche nicht genau wie vorgegeben umgesetzt werden können, vom Kunden gesetzte Deadlines nicht realistisch sind oder die interne Produktion ein Ad-hoc-Projekt hereinbekommt, für das andere Projekte zurückgestellt werden müssen. Denn dann wird aus der Schnittstelle plötzlich ein Puffer, auf den beide Seiten Druck ausüben. Dem Kunden dann freundlich aber bestimmt die Grenzen aufzuzeigen und gleichzeitig die internen Produzenten für die Bedürfnisse des Kunden zu sensibilisieren, ist dann oft eine echte Herausforderung. Eine Agentursoftware, wie die von Spirit, kann selbstverständlich den internen Prozess unterstützen und vor nicht realistischen Deadlines rechtzeitig warnen. Allerdings sollte der Projektmanager und sein Team auch ein gutes Gespür dafür haben.
Projektmanagement durch Produzenten in Agenturen
Im zweiten gängigen Modell liegt das Projektmanagement in Agenturen in den Händen von Produktionsverantwortlichen, die das Projekt in der Regel nach der Anbahnung und Vertragsunterzeichnung übertragen bekommen. Idealerweise gab es bereits vorab eine konzeptionelle Phase – beispielsweise im Rahmen eines Pitches – in der der zukünftige Projektmanager bereits einbezogen war. Ansonsten startet er ‚von Null‘ mit dem Kunden – welcher seinerseits oftmals in der Anbahnungsphase bereits mit der Geschäftsführung der Agentur zu tun hatte und einen Draht beziehungsweise Vertrauen zu bestimmten Personen (zumeist den Geschäftsführer selbst) hat. Diesen ‚Draht‘ auf den Projektverantwortlichen zu übertragen , ist eine Herausforderung für die Agentur – gelingt dies nicht, wird der Projektmanager in der Kundenbeziehung immer die zweite Geige spielen und der Geschäftsführer sich ständig mit operativen Fragen der Projektumsetzung konfrontiert sehen.
Für den Produzenten bedeutet das Projektmanagement außerdem die Herausforderung, das Projekt nicht nur aus dem eigenen, produktionsgetriebenen Blickwinkel zu betrachten, sondern auch aus Kundensicht zu sehen. Eine Agentursoftware, wie die von Spirit, kann selbstverständlich den internen Prozess unterstützen.
In den meisten Fällen kleiner, inhabergeführter Agenturen liegt das Projektmanagement häufig in den Händen des Inhabers – was für die Kunden sehr komfortabel ist, auf Dauer für die Agentur allerdings nicht funktioniert.
Paul Bieber ist für SEO & Social Media bei Columbus Interactive
Agenturszene am Bodensee 